Mediterraanse business-etiketten        
Het zakendoen in Italië en Spanje verschilt behoorlijk van dat in Nederland. Behalve dat Italianen en Spanjaarden bij voorkeur in hun eigen taal willen communiceren, is het belangrijk te weten wat je wel en niet moet doen tijdens een zakelijke afspraak.

Doe vooral geen zaken in de maand augustus
In augustus zijn de meeste kantoren, fabrieken, bedrijven, scholen en zelfs een groot aantal winkels gesloten! In deze periode worden overal grote feesten gevierd met concerten en voorstellingen. Op 15 augustus wordt Maria Hemelvaart gevierd en in veel dorpen vinden processies plaats. In Italië viert men Ferragosto (feriae Augusti = rust van Augustus). Het is één van de belangrijkste feestdagen in Italië. Alle Italianen nemen dan een rustpauze en verlaten de steden om in eigen land naar zee of de bergen te gaan.

Persoonlijke eerste kennismaking is fundamenteel
Italianen en Spanjaarden zullen niet snel zakendoen na alleen een telefonische kennismaking of een introductie per e-mail. Gebruikelijk is het om eerst iemand persoonlijk te leren kennen. In Italië zijn de naaste familie- en vriendenkring het belangrijkst en heerst een gezonde argwaan ten opzichte van ‘vreemden’. Het goede nieuws is dat Italianen zeker openstaan om nieuwe vrienden te maken. En al helemaal wanneer je laat zien dat je een goede smaak hebt en de ongeschreven regels een beetje kent.
Een uitgebreide zakenlunch of een diner is een ideale gelegenheid om elkaar beter te leren kennen. Zakelijke onderwerpen worden pas aangesneden bij de koffie. Religie, politiek en persoonlijke zaken worden nooit besproken. Complimenten daarentegen kun je niet genoeg maken. Laat bijvoorbeeld de kwaliteit van het eten niet onbenoemd. En mochten nog documenten ondertekend moeten worden, wacht dan altijd tot de tafel is afgeruimd.

Heb geduld en win geleidelijk vertrouwen
Met name de Spanjaarden zijn een trots volk waar status en rangorde hoog in het vaandel staan. Tegelijkertijd hebben ze een bepaalde gereserveerdheid tegenover buitenlanders. Zakendoen met Spanjaarden vraagt veel geduld en overtuigingskracht. Spanje is een land waarin vernieuwingen tijd nodig hebben. Nederland kijkt graag naar vernieuwingen, innovaties en verbeteringen. Spanjaarden zijn risicomijdend, Nederlanders zijn opportunistisch.
Een goede persoonlijke relatie vormt een essentiële basis voor het zakendoen. De verhoudingen tussen werknemer en werkgever zijn heel formeel en veel bedrijven kenmerken zich door hun hiërarchische structuur. Wees bewust van de sociale, culturele en politieke verschillen tussen de verschillende Spaanse regio’s en respecteer de lokale gewoonten en tradities.

Houd oogcontact
Italianen en Spanjaarden zijn zeer expressief, spreken met luide stem en gebruiken lichaamstaal. In hun cultuur is oogcontact tijdens het zakendoen belangrijk, zeker wanneer zakelijke beslissingen genomen moeten worden. Respect, vertrouwen en een goed gevoel zijn doorslaggevend. Maar let op! Gebaren hebben niet altijd dezelfde betekenis als in Nederland.

Flexibiliteit, een must
Je mag misschien denken dat Italianen alles tot morgen laten liggen. In werkelijkheid is dat niet het geval. In de afgelopen jaren is de manier van zakendoen veranderd. Flexibiliteit speelt een uiterst belangrijke rol in het zakendoen.

Taalkennis, een pre
Je hebt een streepje voor als je de taal van je zakenpartner beheerst. Met name de wat oudere Italiaan blinkt niet uit in talenkennis. Ondanks het groeiend aantal Engels of Frans sprekende Spanjaarden en Italianen zijn het nog altijd minder dan 30% van de hoog opgeleiden die Engels spreken.

Zelfs wanneer je (potentiële) zakenpartner een goed woordje Engels spreekt, dan nog zal jouw vreemde-talenkennis in jouw voordeel werken bij het opbouwen van vertrouwen.

Investeren in de landstaal van jouw zakenpartner heeft twee grote voordelen:
1.  Jouw zakenpartner heeft begrip en respect voor uw poging om zijn of haar taal te spreken.
2. Hij zal zich minder ongemakkelijk voelen wanneer je zijn Engels niet begrijpt.

Afspraken bevestigen
Het vooroordeel van Nederlanders over Spanjaarden – ‘mañana, mañana’ – is geheel onterecht. Het woord punctualiteit wordt in Spanje geheel anders geïnterpreteerd dan in Nederland. Een afspraak met een Spanjaard is pas definitief is als deze twee weken vooraf en graag ook nog eens drie dagen van te voren bevestigd is. Feit is ook dat een tijdstip in Spanje wordt gezien als een rekbaar begrip. Heb je bijvoorbeeld om 4 uur afgesproken, dan zal dat ergens tussen kwart voor vier en 20 over vier zijn.

„Fare la bella figura“
In de Italiaanse cultuur draait alles om ‘la bella figura’, ook bij het zakendoen. Een net, goed passend kostuum is essentieel voor het zakendoen. Met een zorgvuldig gekozen outfit met bijpassende stropdas, sokken en schoenen laat je jouw Italiaanse zakenpartner zien, hoe belangrijk de afspraak voor jou is. Vrijetijdskleding en een colbert met spijkerbroek worden niet gewaardeerd.

Visitekaartje en brochures
Net als in Nederland is het bij het zakendoen in Italië en Spanje gebruikelijk om een net visitekaartje uit te wisselen. Minder informatie op het kaartje staat voor meer aanzien. Zorg wel ervoor dat jouw voornaam op het kaartje niet ontbreekt.
Om succeskansen te verhogen moeten brochures en foldermateriaal in de betreffende landstaal opgesteld zijn.

Zakelijke cadeaus
Je kunt overwegen om een geschenk mee te brengen. Maar dan zal het wel echt iets moois moeten zijn. Een Italiaan of Spanjaard maak je absoluut niet blij met een relatiegeschenk met bedrijfslogo.
En mocht je een geschenk van jouw zakenpartner ontvangen, dan wordt verwacht dat je het direct in hun bijzijn uitpakt.

VERA