Niemand leest graag als het moet! De schrijver, maar zeker ook de vertaler, moet de tekst kort en makkelijk leesbaar houden. De schrijver/vertaler moet het product dan ook heel goed kennen om alle van toepassing zijnde instructies krachtig in weinig woorden te vatten. Resultaat: de handleiding leest snel en makkelijk en het vertaalproces wordt goedkoper.

Nederlandse norm voor handleidingen: NEN5509
Een goede handleiding zorgt voor een juist en verantwoord gebruik van het product. Daarmee wordt een hoop irritatie en de kans op ernstige ongevallen voorkomen. NEN 5509 verschaft een minimum aan normen voor inhoud, structuur, formulering en presentatie van gebruikershandleidingen. De technisch auteur dient op de hoogte te zijn van de verplichtingen ten aanzien van productveiligheid en productaansprakelijkheid. Ook de inhoud van de productdocumentatie dient aan bepaalde eisen te voldoen.

Gebruikershandleidingen en CE-regelgeving
Veel industriële productgroepen mogen uitsluitend worden verhandeld in de Europese Economische Ruimte (EER) als ze CE-markering hebben. CE-markering geeft aan dat het product aan de wettelijke eisen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu voldoet. Ook het schrijven van gebruikershandleidingen behoort tot het proces om tot een CE-markering te komen.

Simplified Technical English: internationale ASD-STE100-norm
Het Simplified Technical English (STE) heeft de afgelopen jaren veel ruimte gewonnen binnen tal van industrieën. Het is een ingeperkte taal die moeilijke en onduidelijke woorden en zinsdelen uitsluit. STE staat voor eenduidigheid. De ASD-STE100-norm gaat uit van Engelstalige documenten. De Engelse taal heeft een relatief complexe grammatica. Veel woorden of zinsconstructies hebben een dubbele betekenis, wat tot verwarring en daarmee tot gevaarlijke situaties kan leiden. ‘Replace the screws’, bijvoorbeeld,  kan geïnterpreteerd worden als het uit- en weer indraaien van de bestaande schroeven of… het gebruik van totaal nieuwe schroeven. Maak hieronder alvast kennis met enkele basisregels van het STE:

-Heeft een woord meerdere synoniemen, kies er dan een uit en gebruik deze consistent. De woorden ‘begin’, ‘start’, ‘commence’, ‘originate’ en ‘initiate’ betekenen allemaal ‘beginnen’ in het Engels. STE kiest het woord ‘start’, omdat dit werkwoord de meeste regelmatige vervoegingen kent.
-Heeft een woord meerdere betekenissen gebruik dan één betekenis. STE gebruikt het Engelse woord ‘fall’ alleen in de betekenis van vallen door zwaartekracht. Zijn andere betekenis ‘ten onder gaan’ wordt niet gebruikt. Deze eenduidigheid voorkomt verwarring en eventuele grotere gevolgen.
-In het Engels kunnen woorden verschillende grammaticale functies hebben. Neem bijvoorbeeld het woord ‘switch’. Het kan een fysieke schakelaar (zelfstandig naamwoord) betekenen, maar ook ‘schakelen’ (werkwoord). STE kiest in dit soort gevallen voor de betekenis van het zelfstandig naamwoord en gebruikt dan ‘turn off/on’ voor de werkwoordelijke betekenis.

Minimalisme
De minimalistische benadering is een manier om gebruiksondersteuning effectiever aan te laten sluiten op het handelen van de gebruiker. Kies een schrijfstijl die gericht is op actie; schrijf zoveel mogelijk in de bedrijvende vorm. Schrijf duidelijk en eenduidig. Houd de zinnen kort: maximum 14 woorden. Vervang woorden als ‘met behulp van’, ‘ten behoeve van’, ‘door middel van’,  en ‘in geval van’ door ‘met’, ‘voor’, ‘door’ en ‘bij’. Stel de handleiding zo op dat deze de bekwaamheid en comfortzones van de gebruiker vergroot. Ondersteun de gebruiker in het doen, studeren en lokaliseren. Volgens het minimalisme dient een aanwijzing aan te sluiten op de behoeften en neigingen van de doelgroep. Minimalisme zorgt ervoor dat je 30% sneller leert en 25% meer informatie in je geheugen opslaat. Het vertaalproces verloopt effectiever en uiteindelijk bespaar je 20% op vertaalkosten.

Illustraties
Je kunt teksten van illustraties voorzien of zelfs in zijn geheel erdoor vervangen.  Een illustratie spreekt aan en wordt sneller door de hersenen opgenomen.  Doordat afbeeldingen geen teksten bevatten bespaar je ook nog eens op vertaalkosten. Streef wel naar de juiste balans tussen tekst, illustraties en witruimte ten behoeve van de leesprestaties en begrijpelijkheid.

Vertalen van handleidingen en terminologiemanagement
Wanneer een handleiding de juiste vorm heeft gekregen, dient deze vaak vertaald te worden. Het is raadzaam om samen te werken met een vertaalbureau dat jouw branche kent en ruime ervaring heeft met het vertalen van technische documenten. Consequent taalgebruik is een must. Het vertaalbureau moet bekend zijn met het juiste jargon in alle talen. Zo nodig wissel je het jargon in alle talen uit. Is er sprake van terugkerende vertaalopdrachten, dan kan het bureau de juiste terminologie uit het vertaalgeheugen halen. Dit noemen wij ‘terminologiemanagement’.

Tijd, geld en een hoge graad van consistentie winnen met CAT-tools
Technische documentatie lenen zich bij uitstek om te vertalen in vertaalgeheugens (CAT-tools). De vertaling van herhaalde of hergebruikte tekstpassages worden uit het vertaalgeheugen gehaald en hoeven alleen nog gecontroleerd, eventueel aangepast en in de context geplaatst te worden. Resultaat: tijdwinst, consistentie en besparing op vertaalkosten.

VERA schrijft handleidingen en vertaalt deze in meer dan 30 talen
Als technisch documentalist en linguïst heb ik ruim 20 jaar ervaring met het schrijven en vertalen van handleidingen in de agrarische en technische sector. De technisch auteurs en vertalers van VERA schrijven volgens de genoemde normen en de principes van het STE. En dat in vele talen.

Meer weten?  vertaling@veradings.nl